Events Calendar – narzędzie dla sprzedawców i revenue managerów

Zastanówmy się nad wykorzystaniem do optymalizacji swoich przychodów wiedzy o imprezach i wydarzeniach zaplanowanych na nadchodzące miesiące. Opowiemy jak stworzyć własny Events Calendar i jak dzięki uważnemu monitorowaniu planowanych wydarzeń zwiększać zyski hotelu. Kalendarz wydarzeń to coś, co doceni każdy revenue manager i każdy sprzedawca. Jest nie tylko wartościowym źródłem wiedzy o rynku, ale może być też wartościowym narzędziem pomocnym w zarządzaniu hotelem. Jak go zbudować?

Z wyprzedzeniem zdobywaj wiedzę o wszystkich wydarzeniach w mieście

By stworzyć własny Events Calendar trzeba obserwować i systematycznie zapisywać jakie wydarzenia są planowane w naszej okolicy na nadchodzące miesiące.

Naszą uwagę powinno zwracać wszystko, co potencjalnie zgromadzi interesujących nas gości. Zależnie od specyfiki hotelu będą to zarówno festiwale, koncerty, imprezy sportowe i ważne wydarzenia miejskie, stanowiące atrakcję dla przyjezdnych. Takie imprezy potrafią ściągnąć dużą liczbę osób, jednak dla nas szczególnie interesujące są te, wśród których znajdzie się nasza grupa docelowa. Przykładowo – jeśli, przy wsparciu organizacji kultury i sponsorów, miasto organizuje duży koncert z występem gwiazdy, to oprócz licznych fanów potrzebne będą też miejsca noclegowe dla techników, oświetleniowców, organizatorów, zespołu, licznych VIP-ów i jeszcze innych osób związanych z występem i jego oprawą.

Warto dokładniej przyjrzeć się targom, konferencjom i kongresom oraz innym spotkaniom organizowanym w dużych obiektach, takich jak uczelnie, urzędy miast, a także centra konferencyjne i wystawiennicze, teatry, ośrodki kultury. Rzecz jasna, takie wydarzenia mogą mieć różną rangę i zasięg regionalny, jednak duża część skupia wokół siebie osoby spoza miasta i wpływa na „wypełnienie” miejsc noclegowych i konferencyjnych.

Nie wolno zapomnieć o monitorowaniu tych wydarzeń, których nie udało się pozyskać dla naszego hotelu, a w dużej mierze wypełnią one pokoje i sale konkurencji. Może się zdarzyć, że w tym czasie jeszcze jedna lub kilka innych imprez pojawi się na horyzoncie, w związku z czym wzrośnie popyt na nasze wolne pokoje i sale. Mniejsza dostępność konkurencji pozwoli nam z większym komfortem przystąpić do negocjacji.

Obserwuj równowagę pomiędzy podażą pokoi, a popytem

Obserwowanie równowagi pomiędzy popytem, a podażą pokoi jest kluczem do sukcesu. Dlatego spisując wszystkie wydarzenia jakie będą odbywały się w mieście, analizujmy, czy z ich powodu popyt wzrośnie na tyle, by widocznie wpłynąć na ceny.

Najbardziej pożądane na rynku są te wydarzenia, które spowodują, że popyt na pokoje przewyższy ich podaż – zaistnieje sytuacja tak zwanego „exceed demand”. Jego przyczyną może być jedno lub kilka wydarzeń odbywających się w tym samym czasie, w efekcie czego wszystkie okoliczne hotele będą pełne i to bez względu na oferowaną cenę. Zdiagnozowanie takiej sytuacji bez śledzenia rynku jest prawie niemożliwe. W praktyce, gdy tylko zauważymy daty, w których przewidujemy wyraźne podwyższenie popytu, powinniśmy podnieść ceny tak, by każdy nasz pokój – również ten pierwszy – został jak najkorzystniej sprzedany. Brak takiej analizy często prowadzi do praktyki, w której większość pokoi sprzedajemy po standardowych cenach i dopiero gdy zorientujemy się, że hotel wypełnia się szybciej niż zazwyczaj, podnosimy ceny by sprzedać drożej ostatnie dostępne pokoje. Gdyby reakcja nastąpiła w odpowiednim momencie, każdy z pokoi mógłby przynieść większy zysk.

Wykorzystaj Events Calendar w ustalaniu cen i w sprzedaży

Dlaczego systematycznie prowadzony kalendarz wydarzeń jest tak nieoceniony? Po pierwsze, to świetne narzędzie dla revenue managerów, którzy nie muszą „błądzić po omacku”, ale w oparciu o informacje zawarte w kalendarzu mogą odpowiednio regulować publikowane ceny.

Po drugie, może być wykorzystywany nie tylko w ustalaniu cen detalicznych – warto docenić go również jako podstawę do wyceny zapytań grupowych.

Po trzecie, jest to świetne narzędzie dla działów sprzedaży. Sprzedawcy jak najszybciej – czyli przed konkurencją – powinni starać się nawiązać współpracę z organizatorami wydarzeń. W ten sposób, ze znacznym wyprzedzeniem, mogą pozyskać dla naszego hotelu odpowiednią grupę gości.

Mądrze kieruj polityką cenową

Optymalna polityka cenowa to jeden z kluczy do sukcesu w hotelarstwie. Dobry revenue manager wie, jak odczytywać trendy i wahania na rynku oraz potrafi na ich podstawie ustalać ceny. Jak Events Calendar może mu w tym pomóc?

Kluczem jest zrozumienie jakie będzie zapotrzebowanie na usługi hotelarskie w danym terminie. Pozwoli nam to oszacować jaki – i czy w ogóle – wpływ wywrze ono na rynek. Jeśli wiemy, że za miesiąc będzie organizowany ważny kongres na 400 osób, a w tym samym czasie w mieście jest dostępnych nie więcej niż 500 pokoi klasy biznes, to bez wątpienia wszystkie obiekty będą pełne, bez względu na oferowaną cenę. Jeśli jednak to samo wydarzenie będzie organizowane w dużym mieście, posiadającym wielokrotnie więcej hoteli cztero i pięciogwiazdkowych, to pojedyncza impreza tej skali nie wpłynie na politykę cenową. Co innego tak duża impreza jak niedawny Finał Ligi Europejskiej w Warszawie. W większości warszawskich hoteli wyniki osiągane przez zdecydowaną większość maja były gorsze niż w tym samym czasie rok wcześniej, natomiast ostatni tydzień miesiąca i rozgrywki piłkarskie wszystkim z nawiązką zrekompensowały wcześniejsze straty. Popyt przewyższył podaż i udało się wypracować dużo wyższe ceny i świetne zyski. Hotele reagowały jeszcze przed oficjalnym ogłoszeniem, że wydarzenie odbędzie się w stolicy.

Events Calendar to też narzędzie niezbędne dla działu sprzedaży. Jeśli nowe wydarzenie jest planowane na datę, w której spodziewamy się przewagi podaży nad popytem, sprzedawcy powinni jak najszybciej nawiązać kontakt z organizatorem spotkania i zachęcić go do wykorzystania oferowanej bazy hotelowej. Jeśli popyt jest duży, jasnym staje się sygnał, że nasze skłonności negocjacyjne będą niższe.

Wykorzystaj wszystkie źródła informacji do zbudowania kalendarza

Aby zbudować Events Calendar będzie potrzebne regularne monitorowanie internetu na hasła wyszukiwane w kontekście wydarzeń i naszego miasta. Ale nie tylko. Warto sięgnąć do kalendarzy imprez instytucji miejskich, centrów konferencyjnych, targów, wystaw i wszelkich ośrodków kultury, nauki i sportu w naszej okolicy. Ważnym źródłem wiedzy – bardzo często pierwszym jakie posiadamy, są informacje rynkowe zbierane przez dział sprzedaży podczas rozmów z partnerami, klientami i pośrednikami. Oprócz tego, każdy hotel posiada źródło wiedzy w postaci własnych zapytań, czyli bazy informacji o pobytach grupowych, których nie udało się nam pozyskać, a wiemy, że na pewno się odbędą. Warto także zwrócić uwagę na wszelkie duże wydarzenia cykliczne, które odbyły się w latach poprzednich i mają szansę znów się powtórzyć.

To tylko kilka przykładów skąd można czerpać wiedzę o wydarzeniach w naszej okolicy. Każdy hotel szybko wypracuje swoje własne sposoby pozyskiwania informacji, a prawdziwym kluczem do sukcesu pozostanie wtedy systematyczność i dokładność w ich gromadzeniu oraz szacowanie rzeczywistego wpływu na nas i naszą konkurencję.

Zbuduj szablon i wyznacz osoby odpowiedzialne za stan kalendarza

Dla wielu to najtrudniejsza część pracy, ponieważ aby kalendarz był wartościowy, musi być budowany w uporządkowany sposób. Konieczne jest wybranie skrupulatnej osoby, odpowiedzialnej za stan kalendarza i jego uzupełnianie. Jednak za wyszukiwanie wydarzeń muszą być odpowiedzialni wszyscy – od pracowników działu rezerwacji i sprzedaży, po Revenue Managera.

Technicznie nic nie stoi na przeszkodzie by na początek przygotować własny kalendarz w Excelu i umieścić go w lokalizacji dostępnej dla wszystkich zainteresowanych osób. Sugeruję, by kalendarz zawierał kolumny związane z: nazwą wydarzenia, jego datą, organizatorem, linkiem do strony www oraz liczbą osób na jaką jest ono planowane. Tutaj, warto odnotować całkowitą liczbę uczestników oraz w osobnej rubryce, liczbę tych, którzy są potencjalnymi gośćmi naszymi i konkurencji. Przykładowo, w koncercie grupy U2 weźmie udział kilkadziesiąt tysięcy osób ale tylko ułamek z nich skorzysta z oferty pięciogwiazdkowych hoteli. Warto też wiedzieć z jakich innych hoteli korzystają goście.

Niestety, budowanie kalendarza to także pewien wysiłek. Jeśli brak nam własnych zasobów do jego prowadzenia, można zwrócić uwagę na gotowe rozwiązania jakie istnieją na rynku. Dobrze prowadzony Events Calendar będzie cennym narzędziem optymalizacji cen, a wiedza w nim zawarta, jeśli będzie gromadzona fachowo, może szybko dać nam przewagę nad konkurencją.

Artykuł ukazał się w magazynie HOTELARZ, Nr 07/2015, w cyklu: 12 Sposobów Maksymalizacji Sprzedaży

Zdjęcie do zilustrowania artykułu zaczerpnięto z serwisu www.pixabay.com

Skomentuj

Please be polite. We appreciate that. Your email address will not be published and required fields are marked