Kreatywność w branży spotkań – droga do nieba

Nie oszukujmy się – organizacja spotkań to profesja, w której liczy się po pierwsze kreatywność, po drugie konstruktywny dialog z organizatorem i dopiero ich wynikiem powinna być usługa dopasowana do potrzeb klienta. Jak natomiast my hotelarze podchodzimy do tego tematu? Zupełnie odwrotnie…

Konferencja? Może nie wszyscy hotelarze są świadomi, że wiele osób gdy myśli o spotkaniu określanym tym mianem, wyobraża sobie mniejszą lub większą salę, w której przez kilka godzin siedzą jak na tureckim kazaniu i całą swoją wolę skupiają na tym… by nie zasnąć. Nie oszukujmy się – wszystkie spotkania organizowane są mniej więcej tak samo. Z punktu widzenia hotelarzy składa się na nie oferta wysyłana do firmy, sala w określonym ustawieniu, przerwa kawowa i czasem lunch. Tymczasem rynek spotkań staje się coraz ciekawszy! Wiele dostępnych rozwiązań może sprawić, że nasz obiekt wyraźnie wybije się na tle konkurencji. Rolą hotelarzy jest próbować nowych rozwiązań, by nie wszystkie spotkania wyglądały identycznie – współcześnie konferencje to wielkie wyzwanie dla kreatywności. Dodanie spotkaniom cudownego pierwiastka wyobraźni nie jest rzeczą niemożliwą, powiem więcej – jest w interesie organizatora i w interesie hotelu. Udane i wyróżniające się konferencje ludzie pamiętają, opowiadają o nich i chcą je powtarzać. W tej branży kluczem do sukcesu w sprzedaży jest innowacyjność i naprawdę nic nie stoi na przeszkodzie, by z naszą pomocą ze swojego „zwykłego” spotkania nasz klient miał szansę zrobić kreatywny event warty zapamiętania.

Chyba nikt nie zaprzeczy, że oferowanie unikalnych rozwiązań organizatorom jest najlepszą drogą do pozycjonowania swojej marki na rynku i budowania przewag konkurencyjnych. Mówię tu o wszystkim, co pozwala wyjść poza schematy!

Na przykład Apple TV daje nam możliwość prezentowania z iPada bezpośrednio na konferencyjny ekran lub do głośników. Jego funkcja AirPlay umożliwia strumieniowe przesyłanie muzyki, zdjęć i nagrań wideo. Można w ten sposób przesyłać bezprzewodowo bezpośrednio z telefonu iPhone, iPada lub iPoda – ludzie uwielbiają dziś urządzenie mobilne! Taka  możliwość byłaby dla organizatorów spotkań ciekawą opcją wykraczającą poza bariery zwykłej prezentacji z laptopa. Czyż nie daje to pola do popisu i do kreatywnego myślenia dla słuchaczy?

Inną opcją są interaktywne tablice, które działają jak dotykowy ekran, na którym prowadzący i słuchacze mogą wyświetlać dowolną zawartość komputera, dokonywać notatek, pracować jak na zwykłej tablicy. Mogą zapisać, przesyłać lub wydrukować zawartość ekranu – w jakkolwiek kreatywnej formie byłaby ich źródłowa wersja. Do takiej pracy wystarczy odpowiedni projektor multimedialny oraz komputer – pisząc nie pozostawiamy na tablicy tuszu, a ślad markera jest wyświetlany za pomocą projektora. Takie narzędzie dodaje bardzo dużą dawkę spontaniczności do każdego spotkania, zwiększa kreatywność i powoduje ciekawe interakcje.

Już sama funkcja cyfrowego zapisu notatek jaką dają flipcharty elektroniczne, pozwalające uczestnikom skupić się na przebiegu spotkania, a nie na przepisywaniu tekstów z tablicy (dostają je później w formie PDF) jest bardzo dobrym udogodnieniem dla organizatorów spotkań, a zwłaszcza każdy uczestnik spotkania doceni taką innowację. Zamiast przepisywać mogą przecież koncentrować się na rozwiązywaniu problemów, analizie zagadnień, poświecić więcej uwagi zrozumieniu przekazu.

Każde kreatywne rozwiązania wprowadzone do przestrzeni konferencyjnej na pewno będą naszą mocną stroną. Posłużą temu ściany pomalowane farbą flipchartową lub magnetyczną wykorzystywane na potrzeby sesji kreatywnych i burzy mózgów, czy nieszablonowe kształty mebli. Bo czyż nasi goście zawsze muszą odbywać spotkania w standardowo ustawionej sali konferencyjnej? Z reguły tak właśnie jest, tymczasem creative siting spaces dają naprawdę tysiące możliwości i skutecznie wprowadzają bardziej nieformalną atmosferę. Do do tego uruchamiają kreatywne myślenie i wszelkie procesy twórcze. Kolorowe pufy, leżaki w sali spotkań zamiast krzeseł, czy piłki gimnastyczne – koniecznie napompowane na wstępie spotkania przez samych uczestników na tak zwane „przełamanie lodów” – to naprawdę niewielki koszt za uatrakcyjnienie imprezy.

Co jeszcze może pomóc w zwiększeniu atrakcyjności naszych spotkań? Moje doświadczenia z narzędziem mProfi podpowiadają mi, że wielokanałowa komunikacja w spotkaniach jest niezaprzeczalnym kluczem do sukcesu. Uczestnicy bez instalowania jakichkolwiek aplikacji mogą głosować i zadawać pytania prowadzącym poprzez sms – to genialne rozwiązanie. System nie jest instalowany więc nie obciąża telefonu, zaś każdy sms jest w taryfie operatora – czyli dziś dla większości osób w ramach abonamentu. Daje to możliwość otrzymywania natychmiastowej informacji zwrotnej od uczestników oraz odpowiadania na rodzące sie na bieżąco pytania.

Co jeszcze? Niemiecka firma SwarmWorks oferuje gry interaktywne, w których wykorzystując różne ciekawe technologie ćwiczy się pracę zespołową, a Espect.pl quiz Milionerzy, umożliwiający dowolne układanie pytań umożliwiających lepsze poznanie produktów organizatora lub weryfikację przyswojenia przekazanej na spotkaniu wiedzy. Wszystko to przeprowadzone jest w bardzo ciekawej, angażującej uczestników formie zabawy z odrobiną zdrowej rywalizacji.

A wszelkie aplikacje wspomagające spotkania? Wydaje się dziś, że aplikacje konferencyjne – na przykład dostarczające program wydarzenia na urządzenia mobilne i możliwość komunikowania się pomiędzy uczestnikami to juz niemal standard w branży spotkań. Czy na pewno tak jest? Prawdą jest, że uruchamiane są na największych wydarzeniach jednak czy są normą również na mniejszych hotelowych konferencjach? Naprawdę posiadamy takie rozwiązania i aktywnie promujemy je wśród klientów? No właśnie… tymczasem ten rynek jest bardzo bogaty i ciekawostką są obecnie aplikacje do komunikacji z uczestnikami. Ich zaletą jest to, że organizator lub prowadzący nie musi wychodzić z sali by na przykład poprosić obsługę hotelu o podniesienie temperatury lub dodatkowe kolorowe markery. Pozbywamy się tu ryzyka, że klient zacznie tracić swój czas na samodzielne rozwiązywanie takich problemów bo nie znajdzie nikogo do pomocy. To świetne rozwiązanie także gdy hotel nie posiada konferencyjnego hosta – aplikacja pomoże obiektowi szybko zareagować na każde życzenie klienta.

Rozwiązań i propozycji może być wiele… inne opcje? Masaż karku w przerwie konferencji? Degustacja lokalnego wina? A może coffee break na dachu – jeśli BHP na to pozwala – lub jako spotkanie piknikowe w sąsiednim parku? W sprawie spotkań przestańmy myśleć schematami.

Oczywiście klient nie będzie zainteresowany nawet najciekawszą opcją, którą mu zaproponujemy jeśli sam będzie musiał zorganizować sobie jakieś jej aspekty lub walczyć ze zbyt skomplikowaną technologią. Trud organizacyjny zawsze powinien być po stronie hotelu – wszak klient chce zapłacić nam za nasze usługi, właśnie w zamian za komfort otrzymania gotowych rozwiązań.

Powiecie, teraz że to wszystko kosztuje. Ale pomyślcie – czy jeśli inni na naszym rynku nie oferują takich rozwiązań w swojej ofercie, to czy zwrot z inwestycji nie nastąpi wyjątkowo szybko?

Wiedząc więc, że ludzie zmęczeni są nudnymi podobnymi do siebie spotkaniami – pomóżmy klientom osiągnąć ich cel, czyli zrealizować spotkanie, w którym uczestnicy będą mieli szansę pokazać swoją osobowość, przedstawić ciekawe pomysły, zyskają możliwość wyzwolenia drzemiącego w nich potencjału, możliwość dzielenia się między sobą refleksjami  oraz szukania nowych rozwiązań. Klient naprawdę oczekuje, że doświadczeni hotelarze będą w stanie zaproponować mu ciekawe rozwiązania. Tymczasem zdecydowana większość z nas zamiast poświęcić czas na niestandardową ofertę, oferuje im standard w postaci DDR (daily delegate rate), salę w ustawieniu teatralnym, dwie przerwy kawowe oraz lunch. Tylko czy dla naszego klienta takie spotkanie może zakończyć się sukcesem? Przyznajmy sobie szczerze – nie rozmawiamy z nim o tym co chce osiągnąć i jak możemy pomóc mu zorganizować jego cele. W efekcie wszyscy dostarczamy to samo – tylko jedni o dziesięć złotych drożej niż inni. Jedni w trochę ładniejszych salach, a inni w lepszych lokalizacjach – podczas gdy jest tyle możliwości wypracowywania sobie przewagi nad konkurencją. Tymczasem zwykła rozmowa z klientem i trochę czasu na kreatywne spotkanie w naszych działach sprzedaży, pomoże nam poznać jego potrzeby i cele, a także przygotować „skrojoną na miarę” ofertę z najbardziej ciekawymi rozwiązaniami o jakich mógł zamarzyć.

Artykuł ukazał się w magazynie HOTELARZ, Nr 03/2016, w cyklu: 12 Sposobów Maksymalizacji Sprzedaży.

Skomentuj

Please be polite. We appreciate that. Your email address will not be published and required fields are marked