Współpraca hotelarzy z ConventionBureau

Jak współpracować z convention bureau naszego regionu i czy taka współpraca ma sens? Czy może przynieść nam korzyści i jakiego rodzaju? Jeżeli jeszcze nie współpracujecie z lokalnym biurem, to mam nadzieję, że zmieni się to po lekturze tego artykułu…


Czym jest Convention Bureau?
To jednostka, której zadaniem jest promocja regionu lub miasta jako destynacji idealnej dla organizacji wydarzeń. To pewnego rodzaju biuro promocji i instytucja pierwszego kontaktu dla potencjalnych organizatorów spotkań. W Polsce mamy miejskie jednostki convention, 12 jednostek regionalnych oraz Poland Convention Bureau promujące cały kraj. Pełna lista znajduje się na stronie internetowej.
Wkrótce dołączy d nich biuro w Lublinie, a mówi się również o zawiązaniu organizacji na Podkarpaciu. Każde z wymienionych biur powinno aktywnie prowadzić działania dążące do pozyskiwania wydarzeń dla swojej destynacji i najczęściej tak właśnie jest – oczywiście niektóre działają skutecznie, a inne pod hasłem szeroko pojętej promocji regionu nie generują zbyt wiele biznesu. Jeśli jednak prowadzimy hotel w którejkolwiek ze wskazanych lokalizacji, warto nawiązać współpracę z naszą regionalną jednostką.

W tym miejscu od razu muszę odpowiedzieć na potencjalne pytania – nie, CVB nie stanie się naszym prywatnym biurem sprzedaży, a przynajmniej nie w naszym standardowym rozumieniu. CVB będzie dla nas „sprzedawać”destynację, walczyć o wydarzenia, promować podmioty turystyczne i wspierać branżę spotkań. Właśnie tutaj jest przestrzeń do zaistnienia dla naszego obiektu.

Niepisana zasada współpracy z CVB jest prosta – im bardziej się zaangażujesz, tym większe możesz odnieść korzyści. Wydawałoby się, że nie ma nic bardziej oczywistego i hotele ustawiają się w kolejce do ich drzwi… Niestety nie. Znam przedstawicieli każdego ze zlokalizowanych w Polsce biur. Łączy ich to, że wszyscy chcieliby lepiej współpracować z branżą hotelarską, która z ich perspektywy jest tylko pozornie otwarta na współpracę – z jednej strony nie wierzymy w efektywność wspólnych działań, a z drugiej oczekujemy, że organizacja finansowana z funduszy publicznych będzie nam na tacy przynosiła biznes, który należy nam się „jak psu buda”. Nie tędy droga – to tak nie działa.

Jak zatem funkcjonują CVB w Polsce? Większość z nich prowadzi działania obejmujące następujące obszary:
1. Promują region. Co za tym idzie promują rodzime podmioty na zdefiniowanych rynkach docelowych. Robią to poprzez udział w targach, wyjazdy sprzedażowe, fam tripy i tym podobne.
2. Zabiegają o wydarzenia dla regionu. Na ogół czynią to poprzez odpowiadanie na zapytania ofertowe lub poprzez pomoc w tym zakresie organizatorom już zainteresowanym regionem. Z racji swoich możliwości CVB głównie skupiają się na wydarzeniach stowarzyszeniowych z bazy ICCA.
3. Współpracują z pracownikami zasiadającymi w zarządach krajowych i międzynarodowych stowarzyszeń naukowych, nakłaniając ich do pozyskiwania wydarzeń ich organizacji dla swojego regionu.
4. Prowadzą działania rekomendacyjne dla różnych podmiotów w branży spotkań
5. Edukują branżę i dostarczają szkoleń tematycznych pod kątem turystyki i rynku spotkań

Część osób w tym momencie powie, że „jeżdżą na targi nieprzygotowani, nie tam gdzie trzeba, nie zamykają sprzedaży i ostatecznie nic to wszystko nie przenosi”. Słabych punktów pracy CVB z perspektywy hotelarzy może być sporo, ale przy odrobinie zaangażowania każda słabość można wykorzystać na swoją korzyść. Większość biur promocji jest naprawdę bardzo otwarta na głos przedsiębiorców. Będzie też w stanie przeprowadzić skuteczne działania tam, gdzie branża jednogłośnie widzi największy potencjał.

Dlatego zachęcam do wyjazdu na targi z CVB, do bycia na miejscu, gdy pojawi się ktoś z pytaniem „Katowice? Bydgoszcz? Gdzie to jest?”. Współpracujcie, by wspólnie zdefiniować organizatorów z największym potencjałem i zaangażujcie się w organizację fam tripów. Warto kilka pokoi lub kolację potraktować jako inwestycję w pozyskanie wydarzeń, które przyciągną do nas organizacje i firmy z grubymi portfelami.

Wydarzenia stowarzyszeniowe – jak i dlaczego warto je zdobyć?
Korporacje na ogół nie kierują zapytań do CVB. Jednostki odpowiedzialne w ich strukturze za organizację wydarzeń same szukają destynacji, hoteli, agencji i innych podwykonawców. Sytuacja wygląda jednak inaczej z wydarzeniami stowarzyszeniowymi… Czy wiecie, że w USA zarejestrowanych jest ponad 92 tysiące stowarzyszeń? Union of International Associations (UIA) informuje o 68 tys. organizacji zarejestrowanych na świecie według konkretnych kryteriów. Każde ze stowarzyszeń, od kardiologów po miłośników znaczków pocztowych, ma jedną wspólną cechę – spotyka się. Im większa liczba członków organizacji, tym większe, bardziej rozbudowane i znaczące są ich spotkania.

Duża część stowarzyszeń poszukuje lokalizacji na swoje wydarzenia poprzez zapytania ofertowe (RFP). Może o tym nie wiecie, ale CVB docierają do informacji o RFP i składają oferty na organizację wydarzeń, które bardziej lub mniej realnie da się przyciągnąć do regionu. Nie które duże organizacje, świadome, że destynacje walczą o ich spotkania, oczekują, że wybrane funkcje – jak na przykład Welcome Gala zostaną sfinansowane przez host committee (czyli destynację). Wiele polskich CVB podejmuje tę rękawicę. Dlaczego? Pozyskanie wydarzenia, na które przyjedzie 500 osób, potrzebujących zakwaterowania w hotelach, wyżywienia w restauracjach, chcących wydawać pieniądze w barach i dawać zatrudnienie wielu ludziom to opłacalna inwestycja.

Innym sposobem walki o wydarzenia stowarzyszeniowe, wspomnianym już powyżej, jest nawiązanie współpracy z przedstawicielem nauki – choć nie tylko – zasiadającym w zarządzie jakiejś organizacji. Bardzo wielu Polaków pełni odpowiedzialne funkcje zarówno w stowarzyszeniach naukowych (m.in. medycznych) ale również mniej formalnych – jak The Brickish Association zrzeszającego fanów klocków lego z Wielkiej Brytanii. Bardzo proszę – wejdźcie na ich stronę i zobaczcie ile wydarzeń organizują! Jeśli poznacie kogoś, kto aktywnie działa w tej organizacji, może uda się ściągnąć spotkanie do konkretnego polskiego miasta. To jest możliwe – wystarczy, że podczas planowania aktywności w czasie zebrania zarządu ktoś zarekomenduje destynację i wskaże jej walory. Jeśli pomysł chwyci tematem zajmą się profesjonaliści z CVB, a my zyskamy biznes.

Czy warto współpracować z CVB i walczyć wspólnie?
Raz uda nam się ściągnąć do regionu mniejsze wydarzenia, a raz większe. Te największe, które wypełnią wiele hoteli i spowodują, że w mieście zabraknie miejsc, dadzą nam szansę na osiągnięcie największych zysków.

By skutecznie działać CVB musi współpracować z hotelami i innymi obiektami w swoim regionie, a także z DMC i podwykonawcami, którzy mogą sprawić, że impreza stanie się wyjątkowa. Potrzeba wielu elementów, aby wydarzenie zakończyło się sukcesem. W nagrodę otrzymujemy organizację z określonym budżetem, która może dostarczyć nam realny biznes. W tym celu CVB staje się swego rodzaju „biurem sprzedaży” destynacji. Jednym z powodów, dla których w części miast CVB działa mniej skutecznie, jest brak umiejętności zbudowania współpracy z przedsiębiorcami.

Dlatego gorąco zachęcam – sięgnijcie po telefon i zadzwońcie do szefa CVB w Waszym mieście. To Wasz sprzymierzeniec. Da wam możliwości, po które ja sam z sukcesem nie raz sięgałem. Nadal regularnie rozmawiam z pracownikami CVB i dostrzegam, że luka między „nami”, a „nimi” jest niewykorzystaną szansą.

 

Skomentuj

Please be polite. We appreciate that. Your email address will not be published and required fields are marked